考點33 會計數據輸入功能的基本要求
 

　　作為會計核算軟件初始化和日常應用過程的重要組成部分，會計數據的輸入始終是我們重點關注的內容。輸入的數據主要有三大類：初始數據、記賬憑證數據和原始憑證數據。

　　(一)對初始數據輸入的基本要求

　　在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設置。會計核算軟件必須具備以下初始化功能：

　　1.輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，包括各級會計科目名稱、編號、年初數、期初數、累計發生額及有關數量指標等。

　　2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。

　　3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄。

　　4. 定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。

　　5. 明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員登錄名、密碼、姓名、操作權限等。

　　6. 必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。

　　7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統一會計制度的規定。

　　由于初始化工作是對會計數據的直接輸入和修改，因此初始化工作結束并經確認后，有關功能應當關閉，以防用戶繞過正常賬務處理程序直接對會計數據進行修改。

　　(二)對記賬憑證輸入的基本要求

　　1.會計核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內容包括填制憑證日期、憑證編號、業務摘要、會計科目名稱或編號、金額、附件張數等。

　　2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產生。會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續性進行控制。

　　(三)對記賬憑證的控制功能

　　會計核算軟件應當提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統一會計制度的規定：

　　1.正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內記賬憑證編號重復，如重復，予以提示并拒絕保存。

　　2.以編號形式輸入會計科目的，自動顯示該編號所對應的會計科目名稱。

　　3.正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應提示并拒絕保存。

　　4.正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應提示并拒絕執行。

　　5.正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目時，應提示并拒絕執行。

　　6.會計核算軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證(不包括會計核算軟件自動產生的機內記賬憑證)進行修改的功能，在修改過程中，應同樣給出與輸入記賬憑證時規定的各項提示。

　　7.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。

　　(四)對原始憑證輸入的基本要求

　　1.輸入記賬憑證的同時輸入相應的原始憑證;輸入的有關原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應金額不等時，軟件應當給予提示并拒絕通過;在對已經輸入的記賬憑證進行審核的同時，應對輸入的所附原始憑證進行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應的原始憑證不能直接進行修改。

　　2. 記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證;會計核算軟件應當提供對已經輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應的原始憑證不能直接進行修改。