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賬務(wù)系統(tǒng)憑證輸入設(shè)計

憑證輸入設(shè)計概述

會計信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求較一般信息處理系統(tǒng)具有其自身的特點，輸入設(shè)計要充分予以考慮， 這些特點主要表現(xiàn)在：

輸入數(shù)據(jù)量大。一個中等規(guī)模的企業(yè)，每月發(fā)生的會計記帳憑證就要上千張，如果考慮到諸如材 料領(lǐng)用單，銷售發(fā)票等原始憑證，其數(shù)量則更加可觀。

輸入單據(jù)種類多。除記帳憑證分為收付款和轉(zhuǎn)帳外，還有相當(dāng)一部分原始原始單據(jù)需要輸入。這 些單據(jù)的格式均不相同，較典型的有單金額式與數(shù)量金額式之分。

輸入數(shù)據(jù)質(zhì)量要求高。輸入的質(zhì)量決定系統(tǒng)的質(zhì)量。會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，不僅關(guān)系到能否正確反映 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動及其成果的真實性，而且涉及到國家的財經(jīng)制度、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。

輸入速度要求快。由于會計數(shù)據(jù)源分布面廣，數(shù)據(jù)量非常大，輸入速度也就成了影響系統(tǒng)效率的 “瓶頸”。這一問題不解決，很難保證會計數(shù)據(jù)處理的“日清月結(jié)”。

基于上述原因，為了保證系統(tǒng)開發(fā)人員能夠設(shè)計一個輸入方便、直觀、準(zhǔn)確性高、具有較高的輸 入速度和較低出錯率的系統(tǒng)，一般應(yīng)從程序設(shè)計、輸入方式及輸入設(shè)備等幾方面綜合考慮。

（一）輸入設(shè)計目標(biāo)

1、控制輸入量

帳務(wù)處理系統(tǒng)中，操作量*5的就是憑證錄入。憑證輸入的速度取決于憑證數(shù)量的多少、每張憑 證內(nèi)容的多少以及操作員鍵入的速度和準(zhǔn)確性。一個企業(yè)的輸入憑證多少是由企業(yè)經(jīng)營狀況決定，不 可能隨意增減。因此，要提高憑證輸入的效率，可采取如下措施：

（1）減少填寫項目。盡量用固定項目、固定位數(shù)代替可變項目、位數(shù)，以減少操作員擊鍵次數(shù)。 能夠通過機器自動計算得到的項目，就不要用手工輸入。例如，輸入了數(shù)量、單價，就可以自動產(chǎn)生 金額。當(dāng)然，如果是為了校驗的目的多輸一遍，則是另外一回事。如果每張憑證在錄入過程中減少一 定的擊鍵次數(shù)，對成千張的憑證來說，其節(jié)約的工作量是相當(dāng)可觀的。

（2）減少憑證輸入的種類。如收付款憑證可使其格式一樣，僅以不同色彩加以區(qū)別。這樣也可以 減少操作員因慣性而產(chǎn)生的錯誤。

（3）簡化輸入操作。采用代碼來代替憑證中的科目名稱、摘要等漢字輸入，以大大減少輸入字符 個數(shù)，加快輸入速度。

2、保持操作的方便性

目前，在微型機系統(tǒng)中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統(tǒng)。其特點是在屏幕上顯示所要輸入 的憑證格式，通過鍵盤完成其內(nèi)容的輸入。這就涉及到輸入憑證的屏幕界面設(shè)計問題，應(yīng)盡量使屏幕 格式與手工格式相一致，這樣既可以減少用戶參計算機系統(tǒng)的陌生感，又可以減少操作員的疲勞感與 出錯率，提高輸入的效率。系統(tǒng)應(yīng)能同時支持鼠標(biāo)與鍵盤操作。

3、避免數(shù)據(jù)出錯

從某種意義上講，出錯率的大小是與輸入的數(shù)據(jù)量成正比的，若平均出錯率為0.1%，當(dāng)月輸入憑 證為1000筆時，就會有一筆出錯誤，這在財務(wù)上是絕對不允許的。由于輸入數(shù)據(jù)量的大小無法控制， 因此，除了設(shè)計有效的輸入方式外，就是在憑證的輸入過程中，也應(yīng)采取各種有效的容錯方法及查錯 技術(shù)，防止輸入數(shù)據(jù)出錯。

（二）憑證輸入模塊設(shè)計的步驟

憑證輸入設(shè)計一般可從如下幾方面展開：

1、在詳細(xì)調(diào)查基礎(chǔ)上，設(shè)計輸入憑證的屏幕格式；

2、根據(jù)帳表輸出、處理及輸入格式的要求，設(shè)計相應(yīng)的輸入憑證數(shù)據(jù)庫；

3、為提高輸入速度，方便計算機的漢字處理，設(shè)計輸入碼的代碼庫；

4、根據(jù)輸入設(shè)計要求，完成憑證輸入模塊的程序設(shè)計，包括接收鍵盤數(shù)據(jù)、容錯處理、確認(rèn) 輸入以及存入數(shù)據(jù)庫等操作處理。

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