UFO將報表處理過程分為兩個階段，即報表格式及公式定義工作與報表數據處理工作。報表格式及公式定義工作和報表數據處理工作是在不同的狀態下進行。實現狀態切換的是一個特別重要的按鈕——格式/數據按鈕，點取這個按鈕可以在格式狀態和數據狀態之間切換。

（1）格式狀態

在格式狀態下設計報表的表樣，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字可變區等。

報表的公式：單元公式在格式狀態下定義。

（2）數據狀態

在數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、圖形操作、匯總與合并報表等。

數據狀態下不能修改報表的格式。