第五節(jié)　會計電算化檔案的基本要求
 

　　一、會計電算化檔案管理概述

　　會計電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

　　二、記賬憑證的生成和管理

　　記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、復(fù)核人員和會計主管的簽名和蓋章，收、付款憑證還應(yīng)有出納的簽名和蓋章。

　　三、會計賬簿和報表的生成與管理

　　1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

　　2.一般賬簿按年打印，業(yè)務(wù)量較大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整頁賬冊。

　　3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都在存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。

　　6.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管1年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

　　7.各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。

　　8.各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　四、會計電算化檔案的基本要求

　　1.采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　2.會計電算化檔案包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。

　　3.系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。

　　4.會計電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負責(zé)。

　　5.對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。

　　6.對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。